Zelf een evenement organiseren een makkie? Wij kunnen je vertellen dat het iets minder makkelijk in elkaar zit dan je waarschijnlijk verwacht. Er zijn veel aspecten waarmee je rekening dient te houden bij het organiseren van een evenement. Je wilt tenslotte niet dat op de dag zelf alles in de soep loopt toch? Lees daarom deze tips om te voorkomen dat er iets misgaat op je evenement en dat de hele dag zo soepel mogelijk verloopt!
Bepaal vooraf het budget
Het is heel belangrijk om vooraf een budget af te spreken met iedereen die het aangaat, zodat je hier niet overheen gaat. Het maken van een budget is echt nodig en voorkomt spontane uitgaven. Wees wel realistisch met het budget, en denk vooraf alle uitgaven al bij elkaar zodat je weet wat je te wachten staat.
Maak een promotie plan
Wil je de media bij je evenement betrekken en ben je van plan om social media in te zetten? Dan is het handig om een promotieplan te maken, en één iemand verantwoordelijk te stellen hiervoor. Je moet namelijk geregeld posten om ervoor te zorgen dat mensen afweten van jouw evenement. Het voldoet niet om pas een week van te voren iets op social media te zetten, wees hier echt op tijd mee!
Zoek een geschikte locatie
Een goede locatie is heel belangrijk voor jouw evenement. Daarbij moet je ook goed rekening houden met je doelgroep en wat jouw evenement nodig heeft. Denk je bijvoorbeeld dat veel mensen met de auto zullen komen? Dan is het wel zo handig als er een goede parkeer gelegenheid beschikbaar is!
Regel de catering op tijd
Catering is echt heel erg belangrijk. We raden eigenlijk altijd aan om dit uit handen te geven. Een van de belangrijkste dingen is het faciliteren van goed eten en drinken. Kies dus ook voor koffie op locatie en zorg voor goede kwaliteit. Een espresso machine huren met goede bonen is echt noodzakelijk.
Vergeet de uitnodigingen niet
Laat mensen op tijd weten dat je evenement gaat plaatsvinden en zorg er ook voor dat je een aantal weken van te voren een reminder stuurt!
Maak een noodplan
Er gaat altijd wat mis op een evenement, daar kun je vanuit gaan. Denk dus alle doemscenario’s uit en zorg ervoor dat je hier ook een oplossing voor hebt!
